La conformité à la Loi 25 est rarement un problème juridique isolé. C'est d'abord un projet de systèmes, de processus et de gouvernance des données — qui exige une expertise technologique avant tout. Une firme spécialisée, appuyée par des partenaires juridiques, couvre ce que le cabinet d'avocats seul ne peut pas couvrir.
1Ce que la Loi 25 exige vraiment de votre organisation
Depuis l'entrée en vigueur progressive des dispositions de la Loi 25 entre septembre 2022 et septembre 2024, toute organisation qui collecte, utilise, communique ou conserve des renseignements personnels au Québec est soumise à des obligations substantielles : RPRP désigné (art. 3.1), registre des incidents, ÉFVP avant tout nouveau projet, notification à la CAI, droits renforcés des individus (accès, rectification, portabilité). PME, municipalité, OBNL ou grande entreprise : personne n'est exempté.
Mais la conformité à la Loi 25, ce n'est pas qu'une question de droit. C'est d'abord une question de processus, de systèmes et de gouvernance des données. Et c'est précisément là que les organisations se retrouvent devant un choix stratégique : appeler un avocat, ou faire appel à une firme spécialisée en conformité technologique ?
« La conformité est un projet d'organisation, pas seulement un exercice juridique. Elle touche vos systèmes, vos processus, vos employés et vos fournisseurs. » — Michel Monette, RPRP — Synéra
2Ce que Synéra fait — et ce que nous ne faisons pas
Synéra vient du monde technologique. Nous comprenons les systèmes d'information, les flux de données, le fonctionnement des logiciels, les architectures infonuagiques et les risques de sécurité. C'est notre cœur de métier.
Mais nous ne sommes pas avocats. Et nous le revendiquons clairement.
Cartographie des processus de traitement, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), mise en œuvre des mesures de sécurité, registres conformes, gouvernance des données, formation des équipes, réponse aux incidents, RPRP à la demande.
Avis juridiques, rédaction et évaluation de contrats, interprétation légale, représentation devant la CAI, révision de clauses de confidentialité et d'ententes de traitement.
Ces deux expertises sont complémentaires. Une organisation qui ne fait appel qu'à un cabinet juridique obtiendra une analyse du texte de loi, mais pas nécessairement un état des lieux de ses systèmes informatiques. À l'inverse, une firme technologique sans ancrage juridique ne peut pas interpréter la loi ni défendre votre organisation devant un tribunal.
Synéra s'associe à des cabinets d'avocats partenaires — dont RB Avocats — pour couvrir 100 % de vos besoins en conformité. Vous bénéficiez d'une expertise technologique de pointe et d'un soutien juridique rigoureux, coordonnés par une seule équipe et un seul interlocuteur principal.
3Notre approche avec Conformaze : cartographie, registres et conformité active
Pour mener à bien votre projet de conformité à la Loi 25, Synéra utilise Conformaze, une plateforme SaaS spécialisée qui nous permet d'établir et de documenter votre posture de conformité à la Loi 25. Cet outil nous permet de structurer l'ensemble de votre démarche dans un environnement centralisé, auditable et aligné sur les recommandations de la Commission d'accès à l'information (CAI).
Ce que Conformaze permet concrètement
- Cartographie complète des processus — identification de toutes les activités de traitement de renseignements personnels au sein de votre organisation
- Inventaire des données — nature des renseignements collectés, finalités, durées de conservation, lieux de stockage
- Registre des activités de traitement — tenu à jour et accessible pour répondre aux exigences légales en tout temps
- Gestion des demandes d'accès et de rectification — suivi des demandes des individus concernés
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) — pour tout nouveau projet impliquant des renseignements personnels
- Registre des incidents de confidentialité — conforme au Règlement sur les incidents de confidentialité (RICP)
- Gestion des ententes de communication — suivi des tiers qui traitent des données pour votre compte
- Tableau de bord de conformité — vue d'ensemble de votre maturité Loi 25 en temps réel
Sans outil structuré, la conformité reste un exercice ponctuel sur papier. Avec Conformaze, elle devient un processus continu, documenté et défendable. En cas d'incident ou d'enquête de la CAI, vous disposez d'une traçabilité complète et d'une preuve de diligence — ce qui peut faire toute la différence sur la nature des sanctions.
4Les huit étapes vers la conformité
La conformité à la Loi 25 n'est pas un état qu'on atteint du jour au lendemain. C'est un projet structuré, avec des phases bien définies. Voici comment Synéra vous accompagne, de bout en bout.
Désignation officielle du RPRP, mise en place de la structure de gouvernance et publication de l'identité du RPRP sur votre site Web.
Identification de toutes les activités de traitement, des systèmes impliqués, des catégories de renseignements personnels et des flux de données internes et externes.
Évaluation de votre niveau de conformité actuel par rapport aux exigences de la Loi 25 et identification des écarts prioritaires à combler.
Rédaction ou révision de la politique de confidentialité, des notices d'information, des formulaires de consentement — en collaboration avec nos partenaires juridiques.
Réalisation des ÉFVP pour les projets impliquant des renseignements personnels sensibles ou de nouvelles technologies, avec documentation dans Conformaze.
Mise en œuvre des mesures de sécurité appropriées, création du registre des incidents de confidentialité et établissement d'un protocole de réponse documenté.
Sensibilisation et formation de vos équipes aux obligations de la Loi 25, aux bonnes pratiques de protection des données et aux procédures internes.
Surveillance active de votre niveau de conformité, mise à jour des registres au fil des changements organisationnels, et veille réglementaire.
5Un RPRP à la demande pour votre organisation
La Loi 25 exige que toute organisation désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels (art. 3.1). Pour de nombreuses PME, OBNL et municipalités, maintenir cette expertise à l'interne à temps plein n'est pas réaliste sur le plan budgétaire.
C'est pourquoi Synéra offre un service de RPRP à la demande : une ressource experte, disponible selon vos besoins, qui assume les responsabilités légales du rôle tout en s'intégrant à votre organisation.
RPRP à la demande — l'expertise sans l'embauche à temps plein
Pendant votre projet de conformité et bien au-delà, Synéra agit à titre de RPRP officiel pour votre organisation : gestion des demandes d'accès, supervision des incidents, veille réglementaire, liaisons avec la CAI et formation continue. Trois forfaits disponibles : Essentiel (750 $/mois), Structuré (1 500 $/mois), 360 (3 000 $/mois).
Voir les forfaits RPRP →Pour approfondir : notre analyse « Pourquoi le rôle de RPRP devient incontournable pour les PME québécoises ».
6Un écosystème complet : partenaires juridiques, MSSP, formation
La conformité à la Loi 25 touche à plusieurs dimensions : juridique, technologique, humaine et opérationnelle. Synéra a bâti un écosystème de partenaires spécialisés pour couvrir l'ensemble de ces dimensions — sans compromis et sans morceler la coordination du projet.
Cabinets d'avocats partenaires
Pour les avis juridiques, la révision contractuelle, les clauses de confidentialité, les ententes de traitement et la représentation devant la CAI. Le droit, c'est leur métier — RB Avocats est l'un de nos partenaires clés.
Experts en formation
Formation des employés aux obligations Loi 25, aux bonnes pratiques en protection des données et aux procédures internes. Une équipe sensibilisée est votre première ligne de défense.
MSSP — défense cybernétique
Partenaires spécialisés en cybersécurité gérée (Managed Security Service Providers) pour la surveillance des menaces, la réponse aux incidents et la protection active des environnements technologiques.
Protection des environnements TI
Renforcement de la sécurité des infrastructures, gestion des accès, chiffrement, sauvegarde et continuité des opérations — pour que vos données restent là où elles doivent être.
Plutôt que de gérer vous-même une multitude de fournisseurs sans lien entre eux, Synéra agit comme point de coordination central de votre démarche de conformité. Vous avez un interlocuteur principal — et derrière lui, un réseau d'experts qui travaillent en cohérence.
7Conclusion : une conformité complète, sans improvisation
Confier votre démarche Loi 25 à Synéra, ce n'est pas remplacer votre avocat. C'est vous donner accès à une équipe qui comprend vos systèmes, structure votre projet, intègre les bons outils et coordonne les expertises nécessaires — incluant le volet juridique — pour que rien ne tombe entre deux chaises.
La Loi 25 sanctionne les organisations qui n'ont pas pris les mesures adéquates. Les amendes peuvent atteindre 25 millions $ ou 4 % du chiffre d'affaires mondial pour les manquements les plus graves (art. 93). Le risque de ne rien faire — ou de faire les choses à moitié — est bien réel.
Avec Synéra, vous bénéficiez d'une approche intégrée, documentée et défendable. Pas d'improvisation. Pas de vide entre le technologique et le juridique. Une conformité complète, dès le départ.
Parlons de votre organisation
Contactez notre équipe pour une évaluation initiale gratuite de votre niveau de conformité actuel et un plan d'action priorisé adapté à votre taille et votre secteur.
Pour aller plus loin
- Loi 25 au Québec : guide complet pour les PME en 2025-2026
- RPRP à la demande : pourquoi ce rôle devient incontournable pour les PME québécoises
- Loi 25 : 97 % des PME ne sont pas conformes — et le RPRP à la demande change la donne
- Commission d'accès à l'information du Québec — Loi 25
- CAI — Principaux changements de la Loi 25
Forfaits Synéra mentionnés dans cet article
- Synéra Check — audit initial de votre posture Loi 25
- Synéra Conforme — mise en conformité Loi 25 et accompagnement ÉFVP
- Synéra Vigile — surveillance et conformité continue
- RPRP à la demande — responsable certifié externalisé, à partir de 750 $/mois
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Cet article est rédigé à des fins d'information générale et de positionnement. Il ne constitue pas un avis juridique. Pour toute question relative à votre situation spécifique, communiquez avec Synéra ou avec votre conseiller juridique.